Con el ánimo de facilitar la elaboración de las actas que deben inscribirse en la Cámara de Comercio, resumimos a continuación los requisitos legales que deben observarse.

Generales

- Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro de que se trata.
- Nombre del órgano que se reúne. Ej. Asamblea de asociados, Junta directiva, consejo de administración, etc.
- Tipo de reunión (Ordinaria o Extraordinaria).


Convocatoria

Indique claramente:

Indicar el cargo de la persona o el órgano que convocó. Ej. El representante legal, la junta directiva, etc.

Medio utilizado. Ej. Aviso en cartelera, publicaciones en un diario, nota escrita, etc. Teniendo en cuanta que debe ajustarse al contenido de los estatutos o en su defecto al ART. 424 del Código de Comercio.

Antelación de la convocatoria. Indique la fecha en la cual se efectuó la citación a la reunión el de la convocatoria en el conteo de los días de anticipación.

Sí en los estatutos se establecen días hábiles para el conteo de la convocatoria, no se debe incluir a demás los sábados, domingos y feriados, salvo que el día sábado se labore, caso en el cual se entendería como hábil.


Quórum

- si se trata de reuniones de asambleas, indique el número total de asociados hábiles o delegados que asistieron y el número de asociados inscritos hábiles.

- Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

Tenga en cuenta que los miembros de juntas o consejos que se reúnen deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.


Decisiones

- Indique con cuantos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunión.

Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, transcriba el texto del artículo o cláusula modificada.

Nombramientos

El nombramiento debe efectuarse por el órgano competente previsto en los estatutos. Ej. Si los estatutos asigna a la asamblea general de asociados la facultad para elegir revisor fiscal, no procederá su nombramiento mediante acta de la junta directiva.
- Los nombramientos realizados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos.

- Señale claramente el nombre completo y documento de identificación de cada una de las personas designadas.

- Informe en el texto del acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si no consta en el acta, procede anexar copia de la respectiva nota de aceptación del cargo.


Aprobación del Acta

Debe existir constancia de aprobación del contenido del acta. Si fue nombrada una comisión para tal efecto, debe allegarse la constancia de aprobación suscrita por la respectiva comisión.


Firma o Constancia de Firma

El texto del acta debe estar firmada por el presidente y secretario designado para la reunión, y dejar constancia de estar suscritas.


Recomendaciones


- El original del acta debe reposar en el libro de actas de la entidad.

- La copia del acta que se envía a al Cámara de Comercio debe ser legible para garantizar su reproducción.

- Si se envía fotocopia o extracto del acta, ésta debe ser autorizada por el secretario de la reunión o por algún representante de la entidad, indicando que es fiel copia tomada del libro de actas, o en su defecto autenticarse ante el Notario Público.

- Para la inscripción debe previamente cancelarse el valor del impuesto de registro y estampillas en la Tesorería del Departamento del Huila, y los derechos de Cámara de Comercio.