Trámites y Procedimientos

El Registro Único de Proponentes es un registro público que consiste en la inscripción, clasificación y calificación de todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales con tratos de obra, consultoría, suministro y compra venta de bienes inmuebles, salvo las excepciones previstas en el Inc. 6 artículo 22 de la Ley 80 de 1993. dicha inscripción se realizará en la Cámara de Comercio con Jurisdicción en el domicilio principal del proponente.

El registro Único de Proponentes Comprende los Siguientes Aspectos:

A. Inscripción: Es aquella que se realiza por primera vez o cuando la inscripción anterior ha sido cancelada, diligenciando el Formulario Único que para el efecto ha adoptado a nivel nacional y aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio y anexando los documentos indispensables que las Cámaras de Comercio podrán exigir para realizar la inscripción.

B. Renovación: Las personas inscritas en el Registro de Proponentes deberán renovar su inscripción dentro del mes anterior al vencimiento de cada año de vigencia de la misma, diligenciando el formulario respectivo y anexando los mismos documentos exigidos para la inscripción con excepción de aquellos aportados anteriormente y que se encuentren vigentes; la no renovación dentro del término establecido acarreará la cesación de los efectos de la inscripción. (Art 7 Decreto 856 de 1994).

C. Actualización: Vigente la inscripción, el inscrito podrá en cualquier momento modificar los datos que obren en el Registro respecto de aspectos deferentes de aquellos que por Ley debe haberse informado en el registro público mercantil. Para el efecto se utilizará el formulario único adoptado por el Gobierno Nacional.

D. Cancelación: Consiste en la cesación de los efectos de la inscripción, se puede realizar de manera voluntaria a petición de parte diligenciando el formulario único; por orden de la autoridad competente o por no haber renovado la inscripción dentro de término establecido.

E. Certificación: Con base en los datos contenidos en el formulario de inscripción y en la información reportada por las entidades estatales, la Cámara expedirá la certificación respectiva en el formato adoptado para el efecto.

Información que deben Reportar las Entidades Estatales

Información sobre Contratos, Multas y Sanciones:

Las Entidades Estatales enviarán semestralmente a la Cámara de Comercio, con jurisdicción en el lugar del domicilio del inscrito, la información sobre los contratos ejecutados, cuantía y cumplimiento de los mismos, multas y sanciones que en relación con ellos se hubieran impuesto. El funcionario público que incumpla con esta obligación incurrirá en causal de mala conducta. ( Numeral 22.1 del Artículo 22 Ley 80 de 1993).

Información sobre Licitaciones y Concursos:

Las Entidades Estatales deberán remitir a las Cámaras de Comercio de su jurisdicción y simultáneamente a la Federación de Cámaras de Comercio, CONFECAMARAS, la información general de cada licitación o concurso que pretenda abrir dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes. La información remitida deberá allegarse con un mes de antelación a la apertura del concurso o licitación.

La información suministrada por las Entidades Estatales de que tratan los numerales anteriores serán remitidas en medio magnético y con las especificaciones técnicas establecidas en el Titulo Octavo Capitulo Primero de la Circular 010 de 2001 de la Superintendencia de Industria.

Documentos Necesarios para la Inscripción en el Registro de Proponentes

· Formulario debidamente diligenciado.
· Prueba del acto de constitución y de las facultades del representante legal y duración de la Entidad (para personas jurídicas no inscritas en registro Mercantil, ni en el Registro de Personas jurídicas Sin Animo de Lucro).
· Anexo número 1 del formulario único, debidamente diligenciado.

Donde y Cuando debe Inscribirse

En la Cámara de Comercio que tenga jurisdicción en el domicilio principal del proponente. Las Sociedades Extranjeras sin sucursal en el país y las Personas Naturales Extranjeras se inscribirán ante la Cámara de Comercio del domicilio principal del apoderado.

Que se Entiende por Calificación y Clasificación

Calificación: Es la asignación por parte del proponente del puntaje que le corresponde, según lo previsto en el Decreto 092 de 1998, y la fijación consecuente del monto máximo de contratación (K), que será respetada por las entidades contratantes en el todo el proceso de adjudicación de los contratos ( Articulo 1 Decreto 092 de 1998).

Clasificación: Es al determinación por parte del proponente, de la o las actividades, especializadas y grupos que le correspondan, según la naturaleza de las actividades que específicamente haya realizado y de acuerdo a ella determine pueda contratar con las entidades.

Es Posible Clasificarse en Diferentes Actividades

Las clasificaciones para constructores, consultores y proveedores son diferentes. Usted puede clasificarse en una o varias actividades y dentro de ellas en varias especialidades, o grupos, en un mismo acto de inscripción.

Como se Obtiene Información Acerca de las Licitaciones y concursos Abiertos por las Entidades Estatales

Dentro de los primeros 20 días de cada mes, CONFECAMARAS publica el Boletín Único , que contiene la información general sobre las licitaciones y concursos que pretendan abrir las Entidades Estatales, Dicho Boletín se puede adquirir en la respectiva Cámara de Comercio.

Procedimiento para Llevar el Registro de Proponentes

El Proponente será identificado con el número de registro asignado al formulario de inscripción en el Registro de Proponentes.

Al momento de ser presentados los documentos para hacer la inscripción, las Cámaras de Comercio los radicarán con indicación de la hora y la fecha de recepción.

La recepción de los documentos se efectuará en estricto orden cronológico, de acuerdo con la radicación de los mismos, mediante extracto que dé razón de lo sustancial de la información contenida en el documento que se inscribe.

Una vez efectuada la inscripción, el secretario o quien haga sus veces, insertará una constancia en el documento registrado que contendrá los siguientes datos:

- Cámara de Comercio correspondiente
- Fecha de Inscripción
- Número de inscripción y libro en el cual se efectuó.

A cada Proponente se le abrirá un expediente en el cual se archivarán, en orden cronológico, los documentos relacionados con el mismo

Cuando el proponente cambie de domicilio, la Cámara de Comercio en donde repose el expediente entregará al interesado que así lo solicite copia autenticada por el secretario o quien haga sus veces, de los formatos contentivos de la información suministrada por las entidades estatales, previa cancelación de los derechos que origines la expedición de las copias.

La Cámara competente abrirá un expediente al proponente con la documentación por el suministrada, y el nuevo formulario de inscripción que deberá contener la información actualizada.

La Cámara de Comercio liquidará los derechos que haya lugar por concepto de registro del formulario de inscripción del proponente y demás documentos sujetos a dicha formalidad.

El esquema gráfico aprobado por la Superintendencia de Industria y Comercio para el formulario Único del Registro de Proponentes será uniforme en todas las Cámaras de Comercio y cualquier modificación que se pretenda efectuar deberá ser sometida previamente a la aprobación de esta entidad.

La inscripción del Proponente, su renovación, modificación, actualización o cancelación se efectuará mediante la presentación del formulario debidamente diligenciado. En ningún caso se requerirá la presentación personal del formulario.

Se entenderá que le Formulario se encuentra debidamente diligenciado cuando:

- Sea suscrito por el representante legal o el proponente natural;

- Contenga la información requerida, de acuerdo con el trámite que se este surtiendo, el tipo de proponente y la circunstancia de estar o no matriculado en el Registro Mercantil, habiéndose trazado líneas en los espacios cuya información no sea necesaria o no haya variado ; y

- Tratándose de personas no inscritas en el Registro Mercantil el formulario debe ir acompañado de los documentos de que trate al Artículo 8 del Decreto 1584 de 1994.

Cuando los anexos al formulario no sean suficientes para suministrar toda la información, el Proponente podrá utilizar fotocopias del respectivo formato.

Respecto de las solicitudes que se presenten a una Cámara de Comercio diferente de las que correspondería al domicilio del Proponente, se procederá de conformidad con lo señalado en el Artículo 33 del Código Contencioso Administrativo.

Cuando una petición de inscripción no se acompañe de los documentos necesarios, o la información no sea suficiente para iniciar la actuación administrativa, de acuerdo con los requisitos taxativamente previstos en las normas aplicables, las Cámaras de Comercio deberán dar aplicación a lo dispuesto en os RTÍCULOS 11, 12 y concordantes del Código de Contencioso Administrativo.

Una vez surtido el trámite indicado en el parágrafo anterior, si a ello hubiera lugar, la petición de registro se negará exclusivamente mediante acto motivado firmado por el representante legal o el secretario de la Cámara de Comercio, a menos que opere el desistimiento de que trata el Artículo 13 del Código Contencioso Administrativo.

La inscripción en el Registro de Proponentes no implica inscripción en el Registro Mercantil.

Para inscribirse en el Registro de Proponentes no se requerirá que el Proponente se encuentre inscrito en e Registro Mercantil; si el Proponente figura inscrito en el Registro Mercantil, las Cámaras de Comercio no podrán exigir la información que en el reposa.

Las Cámaras de Comercio modificarán automáticamente y sin costo adicional alguno, el Registro de Proponentes, cuando en el Registro Mercantil se efectúen inscripciones que varíen la información relevante para aquel.

Con el fin de lograr una efectiva presentación del servicio, las Cámaras de Comercio podrán, recepcionar la información y las solicitudes referentes al Registro de Proponentes.

Tarifas

Cuando el Proponente en un mismo acto se clasifique y califique en varias actividades, especialidades o grupos, las Cámaras de Comercio cobrarán los derechos correspondientes a una sola inscripción.

• Inscripción y Renovación, por cada proponente $ 205.000
• Actualización o modificación de la inscripción $ 102.000
• Formulario $ 2.000
• Certificado $ 14.000
• Boletín de Licitaciones o Concursos $ 22.000
• Impugnación de la clasificación o Calificación $ 1.370.000
• Expedición de copias $ 1.000