Registro Mercantil

 

Es un servicio público que el Estado ha delegado a las Cámaras de Comercio a través del cual se realiza la matrícula de las personas naturales o jurídicas que realizan actividades mercantiles de manera permanente, de igual forma, se registran los actos y documentos que la ley ha establecido, con el fin de que estos sean conocidos por los terceros, generando seguridad jurídica a las relaciones mercantiles.

 

Por disposición legal, todo comerciante debe llevar libros de contabilidad, y si se trata de sociedades debe llevar, además, el libro de actas de reunión del máximo órgano social, de actas de junta directiva (si existe este órgano), el libro de registro de accionistas (tratándose de sociedades por acciones) y el libro de socios (en las sociedades de responsabilidad limitada).

Las personas jurídicas deben registrar en el registro mercantil los siguientes libros:

Sociedades por acciones

a). Libro de accionistas

b). Libro de actas del máximo órgano social (Asamblea de accionistas)

Sociedades de personas

a). Libro de socios.

b). Libro de actas del máximo órgano social (Junta de socios).

Empresas unipersonales

a). Libro de actas.

El acta es un documento que por Ley es auténtico por sí mismo, esto quiere decir, que con la emisión y la firma estampada sobre el documento hay una presunción de su origen y es suficiente para su inscripción.  Tenga en cuenta que serán el presidente y el secretario de la reunión (el primero en su calidad de moderador de la sesión y el segundo en su calidad de apoyo administrativo en el desarrollo de la reunión) quienes con su firma dan fe de la validez y veracidad del acta.

El acta al ser inscrita en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro se convierte en un documento público y cualquier falsedad que se alegue sobre la misma, podrá ser evaluada por la justicia penal, quienes determinarán si quienes firmaron el documento incurrieron en algún delito por generar una falsedad en documento público.

El documento privado es un escrito suscrito por su otorgante y no es auténtico por sí mismo, por lo tanto, cuando su emisor dispone de sus derechos en el documento (Ejemplo: Cuando se compromete a vender algún bien – como lo sería el establecimiento de comercio – o cuando se compromete a aportar de su patrimonio para constituir una sociedad) este documento además de ser firmado, debe ser reconocido ante notario o ser presentado personalmente ante el secretario de la cámara de comercio.

Por las características expuestas, para las sociedades comerciales los certificados de aumento de capital suscrito y/o pagados, emitidos por un revisor fiscal (o contador en caso que la sociedad no esté obligada a tener esta figura) solo deben presentarse con la firma del documento.

Una situación de control,  es el sometimiento de las decisiones en una compañía a la voluntad de una persona que es su accionista mayoritaria.

Por tal razón, si usted va a constituir una sociedad en la cual es el único accionista, tenga en cuenta lo siguiente:

Según lo establecido en el decreto 667 de 2018, empresas constituidas con esta característica, deberán informar esta situación a través de un documento privado que deberá registrar  ante Cámara de Comercio, previo pago del impuesto de registro en la Gobernación del Huila y los derechos camerales que causa el respectivo registro; de lo contrario, deberá informar por escrito la razón por la cual no es controlante, y de ser el caso, el nombre e identificación del tercero que ostenta esta calidad.

Para el efecto, si lo desea podrá hacer uso de los formatos que hemos habilitado en el Centro de Atención Empresarial CAE.

¿Cuáles son los libros obligatorios para todo comerciante?

Por disposición legal, todo comerciante debe llevar libros de contabilidad, y si se trata de sociedades debe llevar, además, el libro de actas de reunión del máximo órgano social, de actas de junta directiva (si existe este órgano), el libro de registro de accionistas (tratándose de sociedades por acciones) y el libro de socios (en las sociedades de responsabilidad limitada).

¿Qué diferencia hay entre acta y un documento privado?

El acta es un documento que por Ley es auténtico por sí mismo, esto quiere decir, que con la emisión y la firma estampada sobre el documento hay una presunción de su origen y es suficiente para su inscripción.  Tenga en cuenta que serán el presidente y el secretario de la reunión (el primero en su calidad de moderador de la sesión y el segundo en su calidad de apoyo administrativo en el desarrollo de la reunión) quienes con su firma dan fe de la validez y veracidad del acta.

El acta al ser inscrita en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro se convierte en un documento público y cualquier falsedad que se alegue sobre la misma, podrá ser evaluada por la justicia penal, quienes determinarán si quienes firmaron el documento incurrieron en algún delito por generar una falsedad en documento público.

El documento privado es un escrito suscrito por su otorgante y no es auténtico por sí mismo, por lo tanto, cuando su emisor dispone de sus derechos en el documento (Ejemplo: Cuando se compromete a vender algún bien – como lo sería el establecimiento de comercio – o cuando se compromete a aportar de su patrimonio para constituir una sociedad) este documento además de ser firmado, debe ser reconocido ante notario o ser presentado personalmente ante el secretario de la cámara de comercio.

Por las características expuestas, para las sociedades comerciales los certificados de aumento de capital suscrito y/o pagados, emitidos por un revisor fiscal (o contador en caso que la sociedad no esté obligada a tener esta figura) solo deben presentarse con la firma del documento.

Es un Servicio público que el Estado ha delegado a las Cámaras de Comercio a través del cual se realiza la matrícula de las personas naturales o jurídicas que realizan actividades mercantiles de manera permanente y se registran los documentos más importantes de los comerciantes, establecidos por la ley, con el fin de dar publicidad a esos registros para que sean conocidos por los terceros generando seguridad jurídica a las relaciones mercantiles.

Recuerde que renovar la matrícula mercantil es una obligación. Antes del 31 de marzo de cada año, todos los comerciantes matriculados deben actualizar sus datos para mantener la información mercantil vigente. La renovación la puede realizar virtualmente en www.ccneiva.org

Normatividad

  • Ley 222 de 1995 – Empresa Unipersonal y otras disposiciones.pdf

  • Ley 1014 de 2006 – Fomento a la cultura del emprendimiento.pdf

  • Decreto 4463 de 2016 – Reglamenta Ley 1014 de 2006.pdf

  • Ley 1116 de 2006 – Régimen de insolvencia empresarial.pdf

  • Ley 1258 de 2008 – Sociedades por acciones simplificadas.pdf

  • Ley 1429 de 2010 – Ley de formalización y generación de empleo.pdf

  • Decreto 019 de 2012 – Decreto Ley Antitrámites.pdf

  • Ley 1727 de 2014 - Gobernabilidad y Funcionamiento de las Cámaras de Comercio.pdf

  • Decreto 1074 de 2015 - Decreto Único Reglamentario del sector Comercio, Industria y Turismo.pdf

  • Ley 1780 del 02 de mayo de 2016 - Empleo y Emprendimiento Juvenil.pdf

  • Circular 002 de 2016 de la Superintendencia de Industria y Comercio.pdf

  • Decreto 639 de 2017 - Reglamentario de la Ley 1780 de 2016.pdf

  • Decreto 667 del 18 de abril de 2018.pdf

Guías de Registro

  • ¿Cómo inscribir la enajenación del establecimiento de comercio?.pdf

  • ¿Cómo matricular, renovar o cancelar un establecimiento de comercio?.pdf

  • ¿Cómo registrar una sucursal de sociedad extranjera?.pdf

  • ¿Cómo registrar una sucursal?.pdf

  • ¿Cómo se inscribe una empresa asociativa de trabajo?.pdf

  • ¿Cómo se matricula una persona natural?.pdf

  • Contrato de agencia comercial.pdf

  • Disolución y liquidación de personas jurídicas.pdf

  • Escisión de Sociedades.pdf

  • Fusión de sociedades.pdf

  • Matrícula de agencia.pdf

  • Modificaciones de capital en las sociedades y empresas unipersonales.pdf

  • Reformas estatutarias.pdf

  • Cancelación por traslado de domicilio.docx

  • Régimen de insolvencia empresarial (Ley 1116 de 2006).pdf

  • Registro de actas.pdf

  • Sociedad por acciones simplificada SAS.pdf

  • Transformación de sociedades.pdf

Modelos

  • Cancelación Matrícula Persona Natural.docx

  • Cancelación Establecimiento de Comercio Persona Natural.docx

  • Cancelacion Establecimiento de Comercio Sociedad Comercial.docx

  • Cancelación por traslado de domicilio.docx

  • Contrato de Compraventa-Establecimiento de Comercio..docx

  • Formato de advertencia de nombres similares de empresas.doc

  • Formato de Cambio de Domicilio -Sale de la Jurisdicción.docx

  • Formato Salvedad de Error.doc

  • Solicitud de Inscripción de Libros.docx

  • Formato de cambios en el registro mercantil.docx

  • S.A. por suscripción sucesiva.pdf

  • Sociedad Colectiva.doc

  • Empresa Unipersonal.doc

  • Sociedad en Comandita por Acciones.doc

  • Sociedad Limitada.doc

  • Empresa Asociativa de Trabajo.doc

  • Sociedad Anónima.doc

  • Sociedad por Acciones Simplificadas S.A.S..doc

Juegos de Suerte y Azar

A través del Registro de Vendedores de Juegos de Suerte y Azar las personas naturales y jurídicas, cuyas actividades económicas o códigos CIIU correspondan al 9200 (Actividades de juegos de azar – Casinos – Agencias de lotería) y 9329 (Otras actividades de esparcimiento), se da publicidad al ejercicio de este tipo de actividades.

  • Ley 643 de 2001–Juegos de Suerte y Azar..pdf

¿En qué consiste el registro y/o la matrícula mercantil?

El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial,  acreditando públicamente su calidad de comerciante. Además, permite el acceso a información clave para que los empresarios amplíen su portafolio de posibles clientes y proveedores. La Matrícula Mercantil hace pública la calidad de comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que consultan los registros.

¿Qué personas son legalmente capaces para ejercer el comercio?

Todas las personas naturales y jurídicas que tengan capacidad para contratar y obligarse. Son personas naturales todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad, sexo, estirpe o condición. Los menores adultos (varones y mujeres entre 14 y 18 años de edad) pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y responsabilidad de éstas.

La capacidad de las personas jurídicas y de sus representantes legales será la establecida en el contrato social o estatutos, de acuerdo con su objeto social y funciones o facultades de sus administradores.

¿Cómo adelanto la inscripción ante el registro mercantil como persona natural?

La matrícula como persona natural puede realizarse de manera presencial ante cualquiera de nuestros puntos de atención. Si la persona se encuentra inscrita en el RUT, debe aportar copia del mismo. En caso contrario, la Cámara de Comercio tramitará su inscripción ante la DIAN, para lo cual es necesario que el empresario presente su cédula de ciudadanía. De igual forma, la Cámara de Comercio facilitará el diligenciamiento del formulario de Registro Único Empresarial y Social RUES, de acuerdo con la información suministrada por el comerciante, y liquidará y recaudará los derechos de inscripción correspondientes.

¿Qué hechos hacen presumir el ejercicio de comercio?

Se presume que una persona ejerce el comercio:

•       Cuando se esté inscrito en el registro mercantil.

•       Cuando tenga establecimiento de comercio abierto

•       Cuando se enuncie al público como comerciante por cualquier medio.

¿Quiénes son inhábiles para ejercer el comercio?
  • Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades mercantiles relacionadas con sus funciones.
  • Las personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohiba el ejercicio de actividades mercantiles.
¿Qué debo hacer si me posesiono en un cargo que me inhabilite para ejercer el comercio?

Deberá comunicar esta situación a la Cámara de Comercio en la que se encuentra matriculado. Para tal efecto deberá allegar copia del acta o diligencia de posesión, o certificado expedido por el funcionario ante quien se surtió la diligencia de posesión, dentro de los diez días siguientes a la misma.

¿Cuáles actos y operaciones son considerados como mercantiles?

El Código de Comercio menciona como actos y operaciones mercantiles los siguientes (artículo 20):

Son mercantiles para todos los efectos legales:

1.      La adquisición de bienes a título oneroso con destino a enajenarlos en igual forma, y la enajenación de los mismos;

2.      La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos; el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;

3.      El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en mutuo a interés;

4.      La adquisición o enajenación, a título oneroso, de establecimientos de comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones análogas relacionadas con los mismos;

5.      La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales, los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de las partes de interés, cuotas o acciones;

6.      El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos-valores, así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;

7.      Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;

8.      El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas nacionales o extranjeras;

9.     La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y campos de aterrizaje;

10.     Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;

11.     Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso, cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;

12.    Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de bienes;

13.     Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros, espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;

14.     Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de propaganda y las demás destinadas a la prestación de servicios;

15.     Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes, instalaciones u ornamentaciones;

16.     Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las fuerzas o recursos de la naturaleza;

17.     Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta, administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;

18.     Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y

19.     Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil”.

Este listado no es taxativo, por lo tanto, pueden existir otras actividades no establecidas allí que pueden ser consideradas como mercantiles.

¿Cuáles actos y operaciones no son mercantiles?

No son mercantiles, por ejemplo:

•       La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del adquirente, y la adquisición de los mismos o de los sobrantes.

•       La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de éstas por su autor.

•       Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio público.

•       Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los agricultores o ganaderos, siempre y cuando no constituya por sí misma una empresa.

•       La prestación de servicios inherentes a profesiones liberales.

•       En todo caso, si el acto fuere mercantil para una sola de las partes, se regirá por la ley comercial.

¿Qué son profesiones liberales?

Según el Diccionario de la Lengua Española, profesiones liberales son aquellas actividades en las cuales predomina el ejercicio del intelecto, que han sido reconocidas por el Estado y para cuyo ejercicio se requiere la habilitación a través de un título académico.

En consecuencia, quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal (ingeniero, abogado, arquitecto, médico, etc.) no estará obligado a matricularse como comerciante.

Las profesiones liberales son aquellas que han sido reconocidas por el Estado, para cuyo ejercicio se requiere la obtención de un título académico y en las cuales predomina el ejercicio del intelecto.

En consecuencia, quien tenga como actividad exclusivamente la prestación de servicios inherentes a una profesión liberal (ingeniero, abogado, arquitecto, médico, etc.) no estará obligado a matricularse como comerciante.

¿Qué es una empresa?

Es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, así la define el artículo 25 del Código de Comercio.

La actividad económica puede ser realizada a través de uno o más establecimientos de comercio.

•       La empresa puede ejecutar actividades de naturaleza:

•       Industrial o productiva

•       Comercial

•       Prestación de servicios

¿Quién es un empresario?

Es quien se dedica a una actividad económica organizada para la producción, transformación, comercialización, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios, actividad que puede realizar a través de uno o más establecimientos de comercio.

La ley comercial aplica el concepto de empresario a quien se dedica en forma habitual y profesional a la actividad de la industria, al comercio o a la prestación de servicios, mediante la realización de los denominados actos de comercio o actos mercantiles.

¿Qué es un establecimiento de comercio?

Es un conjunto de bienes organizados por empresario para realizar los fines de la empresa.Es un bien mercantil que le permite al comerciante o empresario el desarrollo de actividades comerciales, industriales o prestación de servicios.

¿Cuándo cesa la obligación de renovar la matrícula mercantil de una persona natural?
  • Con la muerte de la persona natural, lo cual se debe acreditar adjuntado copia del certificado de defunción.
  • Con la cancelación de la matrícula mercantil, por solicitud expresa del comerciante.

En todo caso, para la cancelación de la matrícula mercantil se requiere que ésta se encuentre renovada hasta el último año causado, teniendo en cuenta que para el caso de las personas fallecidas, los derechos de renovación se causan hasta la fecha del fallecimiento, y para el caso de la cancelación por petición del comerciante, hasta la fecha de radicación de la misma.

¿Cuándo cesa para las personas jurídicas la obligación de renovar la matricula?

Cesa cuando se inscriba en el registro, el acta contentiva de la cuenta final de liquidación. Si se han renovado los años anteriores se cancelará la matrícula. De conformidad con la ley 1429 de 2010, las sociedades en liquidación no estarán obligadas a renovar durante el período de liquidación.

¿Cuándo cesa la obligación de renovar la matrícula del establecimiento de comercio?

Cuando el mismo se hubiera cerrado, mediante solicitud expresa del respectivo titular del establecimiento, previa cancelación de los derechos de matrícula de los años no renovados.

¿Qué consecuencias trae la no renovación oportuna de mi matrícula mercantil?

La no renovación oportuna de la matrícula mercantil puede acarrear para el comerciante las siguientes sanciones:

  • Multas hasta el equivalente de 17 SMLMV al momento de la imposición de la sanción por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Multa, suspensión y cierre del establecimiento de comercio por parte de la autoridad municipal.
¿Dónde puedo realizar la renovación de la matrícula mercantil y qué medios de pago puedo utilizar?
  • Presencialmente en nuestras oficinas ubicadas en Neiva, Pitalito, Garzón y La Plata.
  • En cualquier Cámara de Comercio del País, a través del Registro Único Empresarial y Social (RUES).
  • Virtualmente en nuestra página web, en la cual se diligencia y radica el formulario de renovación (RUES).
  • En cualquier oficina a nivel nacional del Banco Colpatria.

El pago de la renovación de la matrícula mercantil puede realizarse en efectivo, tarjetas débito o crédito.

¿Cómo se renueva la matrícula mercantil cuando se deben varios años?

Puede optar por adelantar la renovación de su matrícula mercantil a través del portal Web www.ccneiva.org  en nuestra sección: Servicios Virtuales. Consultando también cuánto debe pagar.

O Si lo desea, puede acceder  por internet, y realizar su pago en línea o directamente usted también podrá realizar su pago en las sedes de la Cámara de Comercio de Neiva.

En el caso que quiera hacer la renovación de algunos años y no la totalidad de todos los que omitió renovar, puede optar por llenar el formulario del año que va a renovar y el anexo correspondiente sobre otros años que quiera renovar.

Tenga en cuenta que si su matrícula se encuentra Inactiva, deberá en este caso acercarse personalmente hasta la oficina de la Cámara de Comercio más cercana para efectuar la renovación de su matrícula mercantil.

¿Qué información financiera debo reportar al momento de renovar la matrícula mercantil?

Para renovar la matrícula en un año determinado, debe tener en cuenta la información financiera a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.

Si usted no tiene el balance definitivo, puede usar el balance de prueba y una vez tenga el definitivo presentarlo para la reliquidación y actualización correspondiente.

Tenga en cuenta que para liquidar el valor a pagar por concepto de renovación de matrícula mercantil se deben tener en cuenta el valor del activo total.

¿Es posible obtener exenciones o descuentos en la renovación de la matrícula mercantil?

No, la renovación de la matrícula mercantil es una obligación que no tiene excepciones ni exenciones de ninguna clase, de conformidad a lo dispuesto por el Código de Comercio.

Cabe aclarar que eventualmente si se crea una disposición normativa que permita hacer descuentos o exenciones de este tipo, las cámaras de comercio darán cumplimiento a esta normatividad.

¿Cuáles son los documentos que debo presentar para renovar mi matrícula mercantil?

Solamente el formulario de renovación debidamente diligenciado. Recuerde que puede renovar por internet a través de nuestros servicios en línea.

¿Cómo se registra el cambio de dirección de una persona jurídica o natural dentro de un mismo domicilio social?l?

Por medio del  formato de cambios en el registro mercantil que se encuentra disponible en las sedes de la cámara de Comercio de Neiva, o puede ser facilitado a su correo electrónico.

Este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural y se debe hacer presentación personal o debe venir con la firma autenticada y reconocida. En este caso se deben pagar los derechos correspondientes.

¿Qué debo hacer para registrar la cancelación de matrícula de mi establecimiento de comercio, y de mi matrícula como persona natural?

Debe presentar la solicitud en cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio de Neiva, previo pago de los derechos de ley, verificando así mismo que la matrícula se encuentre renovada.

Este trámite lo puede hacer la persona natural o el propietario del establecimiento de comercio.

¿Cómo debo relacionar el código de actividad económica (CIIU) En los Campos del Formulario de Renovación?

En la carátula única se deben relacionar los primeros 4 dígitos del código CIIU, sin la letra inicial.

En el anexo de registro mercantil en el campo de establecimiento de comercio relacione la letra y los 6 dígitos del código CIIU.

¿Cómo realizo un cambio de nombre de un establecimiento de comercio?

Debe diligenciar el formato de cambios en el registro mercantil, este formato debe estar diligenciado por el representante legal o persona natural y se debe hacer presentación personal o debe venir con la firma autenticada y reconocimiento de contenido ante un Notario, Juez o Secretario de la Cámara de Comercio.

¿Qué sucede si la información del NIT ya está incluida en los certificados de los comerciantes inscritos en las cámaras de comercio?

Es importante que los comerciantes inscritos revisen si el número de NIT que aparece en su certificado es correcto. Si lo es, no tienen que hacer nuevo reporte. Si está errado, deberán corregirlo a través de carta con fotocopia del NIT o documento que expida la DIAN.

¿Cómo consulto la homonimia nacional?

Al momento de adelantar la constitución de su empresa puede verificar la consulta de homonimia, a través de nuestro portal Web www.ccneiva.org  en nuestra sección: Servicios Virtuales dando clic en el botón consulta homonimia nacional, ingresara a la plataforma la cual le permitirá conocer si el nombre de su empresa existe.

¿Qué tipos de actos y documentos deben inscribirse?

Aquellos para los cuales la ley, exija dicha formalidad.  Los más importantes son:

•       La escritura pública o el documento privado mediante el cual se celebren, modifiquen, o revoquen capitulaciones matrimoniales, cuando el marido o la mujer o alguno de ellos sea comerciantes.

•       El documento en virtud del cual se liquide la sociedad conyugal, cuando el marido o la mujer fueren comerciantes.

•       La providencia por la cual se declara, decrete, suspenda o revoque la inhabilidad o incapacidad para ejercer el comercio.

•       El acta o diligencia de posesión o certificado expedido por el funcionario ante quien el comerciante tome posesión del cargo que lo inhabilite para ejercer el comercio.

•       Respecto del concordato: a) providencia de apertura  b) providencia de aprobación del acuerdo  c) la providencia que declare cumplido el acuerdo concordatario d)  Providencia que remueva administradores o revisor fiscal.

•       Respecto de la liquidación obligatoria: a) La providencia de apertura del trámite de liquidación obligatoria, así como aquella contentiva del nombramiento del liquidador  b)  La providencia que declare terminada la liquidación obligatoria  c)  Providencia que remueva administradores o revisor fiscal.

•       Todo acto en virtud del cual se confiera, modifique o revoque la administración parcial o general de los bienes o negocios del comerciante.

•       Respecto de los establecimientos de comercio: a) Apertura y cierre de sucursales y agencias  b) Actos que afecten o modifiquen la propiedad de los establecimientos de comercio así como su administración.

•       Respecto de las sucursales de sociedades extranjeras: a) Acto en virtud del cual se protocolicen los documentos necesarios para que una sociedad extranjera pueda emprender negocios en Colombia y sus modificaciones  b) Acto de designación o remoción de revisores fiscales o representantes legales de la sucursal.

•       Oficios y providencias que comuniquen o cancelen embargos y demandas civiles relacionadas con derechos cuya mutación esté sujeta a registro mercantil.

•       Escrituras de constitución, reformas, y disolución de sociedades mercantiles y civiles.

•       Constitución y reformas de empresas asociativas de trabajo así como su liquidación.

•       Constitución y reformas de empresas unipersonales así como su liquidación.

•       Acuerdo en que conste la designación, remoción o revocación de los administradores o revisores fiscales.

•       Certificación del revisor fiscal sobre capital suscrito y pagado en las sociedades por acciones.

•       Documento privado mediante el cual se haga constar la situación de control, o sus modificaciones.

•       El contrato de compraventa comercial con reserva de dominio.

•       La constitución, modificación o cancelación del contrato de prenda sin tenencia.

•       El contrato de agencia comercial.

•       Respecto de los acuerdos de reestructuración: a) El aviso que informe sobre la promoción del acuerdo  b) El aviso que informe sobre la convocatoria a la reunión de determinación de votos y acreencias  c)  La convocatoria a reunión para la reforma del acuerdo de reestructuración  d) La noticia de celebración del acuerdo  e) La constancia de terminación del acuerdo.

¿Qué debo tener en cuenta al momento de diligenciar un acta o documento privado (diferente al documento de constitución)?

Tenga los estatutos de su sociedad o entidad, ya que este documento contiene las disposiciones, reglamentos y procedimientos con las que se desarrolla la reunión o se debe tomar determinada decisión.

Estas reglas se refieren a:

Cómo, cuándo, dónde y qué prerrequisitos deben cumplirse para que los socios puedan reunirse en una Junta de Socios o en una Asamblea de Accionistas o para que los fundadores o asociados puedan reunirse en una Asamblea de Asociados o Fundadores.

Si los estatutos indican que el representante legal debe ser nombrado por la Junta Directiva o Consejo de Administración (sin dar clara y expresa potestad a otro órgano), será únicamente la Junta Directiva o el Consejo de Administración el competente para emitir esta decisión, sin dar cabida a otros órganos como la Asamblea de Accionistas, Asamblea de Asociados o Fundadores.

Los estatutos hacen parte del contrato y como tal son ley para las partes que lo firmaron y aceptaron participar en la sociedad o entidad bajo esas condiciones. Si los estatutos presentan un vacío sobre algún tema, será la legislación comercial (Código de Comercio para sociedades comerciales y ley 1258 de 2008 para sociedades por acciones simplificadas (SAS), las que con su normatividad suplan las reglas que deben aplicarse en el caso que se esté tratando en la sociedad. Para el caso de las entidades sin ánimo de lucro, será la legislación aplicable para cada una (Código Civil, Ley 79 de 1988 y demás normas que las regulen).

La Cámara de Comercio, revisará formalmente que el acta contenga claros, expresos y sin lugar a interpretación, los datos que muestren el cumplimiento de las reglas expresadas en los estatutos.

¿Qué criterios debo tener en cuenta para diligenciar mi modelo de acta o documento?

Tenga en cuenta: Sea claro y preciso, la información que usted suministre no puede dar cabida a la interpretación y debe contener literalmente las condiciones para el desarrollo del objeto social, de acuerdo con lo establecido en los estatutos.  Recordando que toda acta debe contener los requisitos mínimos exigidos por el Código de Comercio (Artículo 189).

¿Qué debo tener en cuenta al momento de diligenciar la constitución de una SAS?

Tendrá que contener los requisitos mínimos y básicos establecidos por la Ley 1258 de 2008, con los que es posible su inscripción en el registro mercantil.   No obstante, por las ventajas establecidas en esta Ley, las sociedades por acciones simplificadas tienen una flexibilidad jurídica que les permite regularse libremente y ajustar sus estatutos de acuerdo a las necesidades de su negocio.  Por lo tanto, no debe entenderse el modelo de estatuto planteado como una regla única y de estricta normatividad estatutaria para la SAS. La sociedad puede tomar como base este modelo y ampliarlo en los términos que estime conveniente. Recuerde que para poder constituirse en una sociedad de este tipo, es necesario que cumpla con los requisitos del artículo 5 de la Ley 1258 de 2008.

¿Qué debo hacer para registrar nombramientos de sociedades?

Se debe traer el acta de nombramiento firmada por secretario y presidente del órgano que se reúne, la cual debe cumplir la totalidad de las formalidades previstas en los artículos 163, 164 y 189 del Código de Comercio. Además, se requiere allegar la carta de aceptación de las personas nombradas, en caso que las personas no manifiestan en dicha acta la aceptación del cargo. Al momento de traer el acta, se le informará el valor a pagar, que incluye los derechos de inscripción y el impuesto de registro, el cual se liquida respecto de cada nombramiento. Tengan en cuenta que las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas.

¿Cuáles efectos tiene la inscripción de los documentos y actos?

La inscripción de los actos y negocios jurídicos para los cuales la ley exige tal formalidad, tiene, por regla general, efectos declarativos, es decir, que sólo producen efectos respecto de terceros una vez se encuentren inscritos, pero producen efectos entre las partes desde que son celebrados.

Excepcionalmente, la ley le da al registro efectos constitutivos, es decir, que el acto nace y produce efectos para todos sólo cuando haya sido inscrito, por ejemplo, en la designación de representantes legales y revisores fiscales.

¿Cuándo se puede solicitar la inscripción?

En cualquier tiempo, pero los efectos que otorga la ley al registro no se producirán sino hasta la fecha de inscripción respectiva. Debe tenerse en cuenta que después de dos meses de haberse producido el documento si fue suscrito en Colombia, o tres meses si fue suscrito en el exterior, vencido este término la solicitud de inscripción causará intereses de mora por el pago del Impuesto de Registro a favor del Departamento.

¿Dónde debe realizarse la inscripción?

En la Cámara de Comercio correspondiente al lugar donde se celebra el acto o contrato y, además, en la que tenga jurisdicción en el sitio donde se deba ejecutar o

cumplir. Las sociedades deben hacer su inscripción en la Cámara correspondiente al domicilio social principal.

¿Cómo debe realizarse la inscripción?

Con la presentación del documento correspondiente en cualquiera de las sedes, el pago de los derechos de ley y del impuesto de registro en la Cámara de Comercio de Cali. Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su misma naturaleza ni reconocido por las partes ante notario público, deberá ser presentado personalmente en la Cámara de Comercio.

¿Cuándo puede la Cámara de Comercio abstenerse de efectuar un registro?

La Cámara de Comercio sólo puede abstenerse cuando la misma ley se lo permita, como en el caso de la homonimia, o cuando el acto que se pretenda inscribir sea inexistente o ineficaz, esto es, que carezca de alguno de sus elementos esenciales o que no produzca efectos por disposición de la misma ley.

¿Cuál es la naturaleza de la función que realizan las cámaras de comercio en relación con el registro público mercantil?

Las cámaras de comercio realizan una función administrativa de interés general.  Dicha función ha sido otorgada en virtud de la figura de la descentralización por colaboración. Por lo anterior, los actos que emite la Cámara de Comercio relativos a registro, son actos administrativos.

¿Cuándo se entienden notificados los actos administrativos de inscripción que profiere la Cámara de Comercio?

Por disposición legal, los actos administrativos de inscripción se entienden notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación.

¿Qué recursos proceden contra los actos administrativos proferidos por la Cámara de Comercio?

Ante los actos que ponen fin a las actuaciones administrativas, son procedentes los recursos de la vía gubernativa, esto es, reposición ante quien profirió el acto y apelación ante la Superintendencia de Industria y Comercio.  Igualmente, es procedente el recurso de queja cuando se rechaza el de apelación.

¿Qué debo hacer para registrar reformas por ampliación de vigencia, modificaciones al capital, ampliación de objeto social, ampliación de facultades o cambio de razón social?

Puede optar por adelantar la reforma, teniendo en cuenta cual fue el documento constitutivo de la sociedad, es decir verificar si se constituyo por  escritura pública o documento privado, dicha reforma deben constar los requisitos previstos en el artículo 189 del Código de Comercio, junto con lo dispuesto en los mismos estatutos de la sociedad. También es necesario cancelar el impuesto de registro más los derechos de inscripción, cuyo valor se le informa al momento de presentar el documento en la Cámara de Comercio. Si la sociedad se constituyó por documento privado la reforma se podrá hacer por documento privado a menos que los estatutos digan algo diferente.

¿Cómo se realiza el cambio de nombre de un establecimiento de comercio?

Se debe diligenciar un formato para cambio de nombre que le entregan en la Cámara de Comercio o presentar un documento privado con la solicitud firmado por el representante legal presentado personalmente o ante notario y pagar los derechos de inscripción del documento.

¿Cuáles actos relativos al establecimiento de comercio se inscriben en el registro público mercantil?

Se inscriben la apertura y cierre del establecimiento de comercio, así como los actos que modifiquen la propiedad del mismo o su administración.

¿Cómo cambia de titular un establecimiento de comercio?

El establecimiento de comercio, como bien mueble, se puede enajenar en virtud de cualquier contrato como compraventa, donación, permuta, cesión, dación en pago,  etc. Igualmente, el establecimiento de comercio puede ser adjudicado en la liquidación de personas jurídicas, en procesos sucesorales, y en liquidaciones de sociedades conyugales.

¿Cuáles actos limitan la propiedad del establecimiento de comercio?

El establecimiento de comercio puede ser embargado por orden judicial o administrativa.  Igualmente, puede servir de garantía real en virtud del contrato de prenda sin tenencia del acreedor, o ser objeto del contrato de usufructo o de anticresis. Todos estos actos o contratos deben ser inscritos en el registro público mercantil para que sean oponibles a terceros.

¿Cómo se realiza la enajenación del establecimiento de comercio?

La enajenación del establecimiento de comercio que se produce en virtud de cualquier contrato celebrado entre su titular y un tercero, se presume hecha en bloque, por lo tanto no hay lugar a especificar detalladamente ninguno de los elementos integrantes del mismo. Toda enajenación deberá hacerse por escritura pública o documento privado reconocido por las partes ante notario o ante la cámara de comercio.  En el evento, en que dentro del establecimiento de comercio se pretenda enajenar en bloque un bien inmueble, se requiere obligatoriamente que el contrato conste por escritura pública.

Igualmente, el enajenante deberá entregar al adquirente un balance acompañado de una relación discriminada del pasivo, certificados por un contador público.

¿Cuáles libros debo inscribir ante la Cámara de Comercio?

Se inscriben ante la Cámara de Comercio, los libros de registro de socios o accionistas y el libro de actas de asamblea.

Por disposición del Decreto Ley 019 de 2012 ya no se inscriben ante las Cámaras de Comercio los libros de contabilidad ni los libros de actas de juntas directivas.

¿Cuándo puedo registrar nuevos libros?

En primer lugar, es preciso aclarar que sólo se inscriben libros en blanco.  Los mismos se pueden presentar cuando al libro anterior le falten pocos folios por utilizar o que el libro deba ser sustituido por causas ajenas al interesado.  En todos los casos se requiere certificado del revisor fiscal, o cuando no exista dicho cargo, de contador público.

¿Qué es una sociedad de economía mixta?

Son las sociedades comerciales que se constituyen con aportes estatales y de capital privado. Las sociedades de economía mixta se sujetan a las reglas del derecho privado y a la jurisdicción ordinaria, salvo disposición legal en contrario.

¿Qué es el contrato de agencia comercial?

Por medio del contrato de agencia un comerciante asume en forma independiente y de manera estable el encargo de promover o explotar negocios en un determinado ramo y dentro de una zona prefijada en el territorio nacional.

El contrato contendrá la especificación de los poderes o facultades del agente, el ramo sobre que versen sus actividades el tiempo de duración de las mismas y el territorio en que se desarrolla y será inscrito en el registro mercantil de conformidad con el artículo 1320 del código de comercio.