TRAMITES Y PROCEDIMIENTOS

¿Que es una entidad Sin Animo de Lucro?

Es una persona jurídica que nace por voluntad de los asociados en virtud del derecho constitucional de la libre asociación ( Artículo 38 del N.C.P.C), o por la libertad de los bienes de particulares, para la realización de fines altruistas o de beneficio comunitario. Su principal característica radica en la ausencia de ánimo de lucro , lo cual significa que no hay reparto de utilidades o remanentes generados en desarrollo de sus objetivos. Las entidades sin ánimo de lucro se clasifican en tres grandes categorías: fundaciones, Corporaciones y entidades del sector solidario.

¿Qué aspectos comprende el registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro?

A. Inscripción de Documento Contentivo de la constitución: De conformidad con el Artículo 40 del Decreto 2150 de 1995, la personería jurídica de las organizaciones civiles, las corporaciones, fundaciones y demás entidades privadas sin ánimo de lucro, salvo las excepciones previstas en la ley ( Artículo 45 Decreto 2150 de 1996, Artículo 3 Decreto 427 de 1998, Ley 637 de 1999, Decreto 1422 de 1996), se constituyen por Escritura Pública o documento privado reconocido. Efectuada la inscripción en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la entidad que se constituye, se conformará una persona jurídica distinta de sus miembros individualmente considerados.

B. Inscripción de Reformas, Nombramientos, Libros, Disolución y Liquidación: La que se efectuará en los mismos términos tarifas y condiciones previstos para el registro de actos de sociedades comerciales,( Artículo 42 Decreto 2150 de 1996).

C. Prueba de Existencia y de Representación legal: La existencia y representación legal de las entidades sin ánimo de lucro, inscritas en esta Cámara de Comercio, se probará con la certificación expedida por la misma.

Entidades que Están Obligadas a Registrarse:

La Ley establece que están obligadas a efectuar el registro en las Cámaras de Comercio, las siguientes entidades.

1. Asociaciones, Corporaciones, Fundaciones e Instituciones de utilidad común:

- Gremiales

- De Beneficencia

- Profesionales

- Juveniles

- Sociales

- Democráticas y Participativas

- Cívicas y Comunitarias

- De Egresados

- De Ayuda a Indigentes

- Clubes Sociales

2. Entidades Científicas, Tecnológicas, Culturales e investigativas.

3. De planes y Programas de Vivienda de interés Social.

4. Organizaciones Populares de Vivienda.

5. Asociaciones de Padres de Familia.

6. Asociaciones de Instituciones Educativas.

7. Asociaciones sin ánimo de lucro o de economía solidaria formadas por padres familia y educadores.

8. Asociaciones agropecuarias y campesinas nacionales y no nacionales; y asociaciones de segundo y tercer grado.

9. Corporaciones, asociaciones y fundaciones creadas para adelantar actividades en comunidades indígenas.

10. Asociaciones de copropietarios, coarrendatarios de vivienda compartida y vecinos. Diferentes a las de propiedad horizontal regidas por las leyes 182 de 1.948 y 16 de 1.985.

11. Entidades Ambientalistas.

12. Cooperativas, Federaciones y confederaciones, instituciones auxiliares del cooperativismo y precooperativas.

13. Fondos de Empleados.

14. Asociaciones Mutuales.

15. Empresas de Servicios en las formas de administraciones públicascooperativas.

16. Las demás organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones y entidades privadas sin ánimo de lucro no sujetas a excepción.

Entidades no están Obligadas a Registrarse.

No están obligadas a registrarse en las Cámaras de Comercio, las siguientes entidades:

1. Instituciones de educación superior.

2. Instituciones de educación formal y no formal.

3. Personas jurídicas sin ánimo de lucro que prestan servicios de vigilancia privada.

4. Iglesia, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros.

5. Las entidades reguladas por Ley 100 de 1.983 de seguridad social.

6. Sindicatos y asociaciones de trabajadores y empleadores.

7. Partidos y movimientos políticos

8. Cámaras de Comercio reguladas por el Código de Comercio.

9. Sociedades de gestión colectiva de derechos de autor y derechos conexos de que trata la ley 44 de 1.993.

10. Personas jurídicas extranjeras de derecho privado sin ánimo de lucro con domicilio en el exterior y que establezcan negocios permanente en Colombia a través de sucursales.

11. Establecimientos de beneficencia y de instrucción pública de carácter oficial y corporaciones y fundaciones creadas por Leyes, Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Regulados por el decreto 3130 de 1968.

12. Propiedades reguladas por las leyes de propiedad horizontal, reguladas por la Ley 182 de 1.948 y 16 de 1.985.

13. Cajas de compensación familiar reguladas por la Ley 89 de 1980.

14. Cabildos indígenas regulados por la Ley 89 de 1.980.

15. Entidades que conforman el sistema nacional de deportes de los niveles nacional, departamental y municipal.

16. Instituciones de utilidad común que presten servicios de bienestar familiar.

17. Organizaciones gremiales de pensionados de que trata la Ley 43 de 1.984.

18. las casas cárceles de que trata la ley 65 de 1.993.

19. Clubes de tiro y caza y asociaciones de coleccionistas de armas.

20. Las demás personas jurídicas respecto de las cuales la Ley regula expresamente se creación y funcionamiento, las cuales se regirán por sus normas especiales.

¿Como se Constituye una Entidad Sin Animo de Lucro?

Las personas jurídicas de lucro podrán constituirse por escritura pública documento privado reconocido.

El documento de constitución debe contener:

- Nombre identificación y domicilio de los asociados o fundadores.

Tratándose de fundaciones, se puede constituir por la voluntad de una sola persona natural o jurídica.

- Nombre de la entidad a constituir.

Una persona jurídica sin ánimo de lucro no puede usar el nombre de otra ya inscrita en la respectiva cámara de Comercio.

- Clase de persona jurídica.

Se requiere indicar a clase de persona jurídica que se va a constituir, que si se trata de corporación, fundación, cooperativa, fondos de empleados, asociación mutual, etc. Y en todo caso indicar que se trata de una entidad sin ánimo de lucro.

- Domicilio de la entidad a constituir, ( ciudad o municipio, seguido del Departamento al cual corresponde).

- Objeto social. Esto es la actividad que va a desarrollar la entidad.

- Patrimonio y forma de hacer los aportes.

Tratándose de fundaciones se requiere, indicar el monto del patrimonio inicialmente afectado para el desarrollo de sus objetivos.

- La forma de administración, incluyendo lo órganos de administración y representación legal, con sus facultades u limitaciones si las tienen.

- la Periocidad de las reuniones ordinarias y los casos en habrá que convocarse a reuniones extraordinarias. Expresando quien tiene la facultad para convocar, la forma o medio de convocatoria 8 nota escrita, aviso en un diario, carteleras, Etc.), y la anticipación con la cual se citará.

En el conteo de los días de antelación de la convocatoria, no deben tenerse en cuenta el día de la reunión ni el de convocatoria, si el sábado laboran en la entidad lo podrán contar como un día hábil. Se excluyen feriados, sábados y domingos, si los días son hábiles, si el sábado laboran en las entidades lo podrán contar como un día hábil.

- El término de duración de la entidad a constituir, el cual debe ser preciso en el tiempo. Se exceptúan las Cooperativas, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones, en las cuales el término de duración es indefinido.

- Causales de disolución y forma de hacer la liquidación de la entidad.

- Facultades y obligaciones del Revisor Fiscal, si es del caso. En las fundaciones, Cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener Revisor Fiscal.

- Nombre e identificación de los miembros de la junta directiva o consejo de administración, órganos de control y representante legal.

Anexos al Documento de Constitución.

1. Dirección para notificaciones y señalar la entidad que ejerce el control y vigilancia sobre la organización que se constituye.

2. Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y asociaciones mutuales, así como sus federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde certifique haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad a constituir.

3. los señalados en el Art. 15 de la Ley 79 de 1.988, para las entidades de naturaleza cooperativa.

¿Como se inscriben los libros de las personas Jurídicas Sin Animo de Lucro?

Que libros deben inscribirse.

1. Libro de asociados fundadores.

2. Libro de actas de asamblea de asociados.

3. Libro de actas de junta directiva o consejo de administración.

4. Libros principales de contabilidad: Mayor y balances y diario columnario.

No es obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad.

¿Donde se deben inscribir?

En la Cámara de Comercio con jurisdicción en el municipio fijado como domicilio social principal. (Cámara de Comercio de Neiva, Seccional de Pitalito, o las oficinas de la Plata y Garzón).

¿Cuando se deben inscribir?

La inscripción se puede solicitar en cualquier momento, siempre que la entidad se encuentre inscrita en la Cámara de Comercio.

Requisitos para solicitar el registro de los libros.

Presentar una solicitud escrita firmada por el Representante legal de la entidad, la cual contenga.

- Fecha de la Solicitud.
- Nombre de la entidad a quien pertenece los libros.
- Nombre de los libros que solicitan inscribir.
- Destinación de cada libro.
- Números de folios útiles a registrar en cada ibro.

Requisitos de los libros.

- Únicamente se registrarán los libros que no hayan sido utilizados.

- Cada libro debe presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenece y su destinación.

- Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.

- Si los libros son de hojas continuas removibles o de tarjetas, cada hoja debe identificarse con un código.

El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformados por letras o números o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros junto con una numeración consecutiva.

¿Cómo se Registra un Nuevo Libro?

Cuando se ha terminado un nuevo libro, y se va a registrar uno nuevo, debe cumplirse con uno de estos requisitos.

- Presentar el Libro anterior.
- Presentar certificación del Revisor Fiscal o Contador Público, que certifique sobre la terminación del libro.

En caso de perdida del libro, debe anexarse copia autentica de la denuncia respectiva.

¿Como se Inscribe una Persona Jurídica Sin Animo de Lucro ya Reconocida?

Para la inscripción de personas jurídicas sin ánimo de lucro que han obtenido el reconocimiento de su personalidad jurídica en otra entidad, se requiere allegar a la Cámara de Comercio el Certificado de Existencia y Representación legal, expedido para tal efecto por la entidad competente.

Dicho certificado deberá contener los datos establecidos para su constitución contemplados en el Artículo 40 del Decreto 2150/95, el nombre de quienes ejercen las funciones de administración y vigilancia, y la dirección para efecto de notificaciones.

¿Cómo inscribir nombramientos y Reformas Estatutarias?

Que Nombramientos se deben Inscribir.

- Las designaciones para conformar los órganos de administración y representación legal. (Consejo de administración, Junta directiva, Gerente).

- Las designaciones de los órganos de vigilancia y control. (Comité de vigilancia, Revisor Fiscal, Fiscal).

Nota: no están sujetas a inscripción, las designaciones internas de los órganos de administración y vigilancia que no tengan que ver con la administración y vigilancia que no tengan que ver con la administración.

¿Que reformas se inscriben?

- Toda decisión de la asamblea que modifique todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad.

Si la reforma estatutaria consiste en el cambio del nombre de la entidad, verifique previamente que en la Cámara de Comercio no este inscrita otra entidad con el mismo nombre.

Si se desea prorrogar el término de duración, indique la fecha precisa de terminación. Ej. Hasta el 31 de diciembre del año 2010.

Se advierte que la únicas entidades que tienen término de duración indefinido, son las Fundaciones, Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales.

¿Cómo se efectúa la Inscripción?

- Presente en cualquiera de las oficinas de la Cámara de Comercio de Neiva (Pitalito, la Plata, Garzón o Neiva) Copia de acta o extracto del acta, donde aparezca los nombramientos o la reforma correspondiente.

Si es una reforma de estatutos, puede transcribir en el acta únicamente el texto de cláusula o el artículo de reforma. Si la reforma es integral debe dejarse constancia en el acta y anexar copia integra del nuevo texto de los estatutos.

- Copia del acta debe estar firmada por el presidente o secretario designado para la reunión o el representante legal de la entidad y el secretario y autorizarse señalando que es fiel copia del libro de actas o presentarse copia del acta ante notario para su autenticación.

El texto del acta debe presentarse debidamente aprobado por los asistentes a la reunión, o por la comisión que se haya designado para tal efecto. En tal caso, la aprobación puede expresarse firmando el contenido del acta por los delegados o anexando constancia donde expresen su aprobación.

- Si se trata de nombramientos, se requiere constancia de la aceptación de los cargos y del número del respectivo documento de identificación de las personas designadas. (Circular 010 de 2001 de la Superintendencia de Industria y Comercio).

Tenga en cuenta que los nombramientos deben corresponder a cargos expresamente establecidos en los estatutos.

- Si la entidad obtuvo personería jurídica antes del 6 de marzo de 1996, allegue copia integra de los estatutos, sino los ha presentado a la Cámara de Comercio con anterioridad.

Guía para la Elaboración de Actas de las Entidades Sin Animo de Lucro.

Con el ánimo de facilitar la elaboración de las actas que deben inscribirse en la Cámara de Comercio, resumimos a continuación los requisitos legales que deben observarse.

Generales.

- Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro de que se trata.
- Nombre del órgano que se reúne. Ej. Asamblea de asociados, Junta directiva, consejo de administración, etc.
- Tipo de reunión (Ordinaria o Extraordinaria).

Convocatoria.

Indique claramente.

Indicar el cargo de la persona o el órgano que convocó. Ej. El representante legal, la junta directiva, etc.

Medio utilizado. Ej. Aviso en cartelera, publicaciones en un diario, nota escrita, etc. Teniendo en cuanta que debe ajustarse al contenido de los estatutos o en su defecto al ART. 424 del Código de Comercio.

Antelación de la convocatoria. Indique la fecha en la cual se efectuó la citación a la reunión el de la convocatoria en el conteo de los días de anticipación.

Sí en los estatutos se establecen días hábiles para el conteo de la convocatoria, no se debe incluir a demás los sábados, domingos y feriados, salvo que el día sábado se labore, caso en el cual se entendería como hábil.

Quórum

- si se trata de reuniones de asambleas, indique el número total de asociados hábiles o delegados que asistieron y el número de asociados inscritos hábiles.

- Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.

Tenga en cuenta que los miembros de juntas o consejos que se reúnen deben estar inscritos en la Cámara de Comercio.

Decisiones

- Indique con cuantos votos se aprobaron cada una de las decisiones tomadas en la reunión.

Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, transcriba el texto del artículo o cláusula modificada.

Nombramientos

El nombramiento debe efectuarse por el órgano competente previsto en los estatutos. Ej. Si los estatutos asigna a la asamblea general de asociados la facultad para elegir revisor fiscal, no procederá su nombramiento mediante acta de la junta directiva.
- Los nombramientos realizados deben corresponder a los cargos creados en los estatutos.

- Señale claramente el nombre completo y documento de identificación de cada una de las personas designadas.

- Informe en el texto del acta si las personas elegidas aceptaron los cargos. Si no consta en el acta, procede anexar copia de la respectiva nota de aceptación del cargo.

Aprobación del Acta

Debe existir constancia de aprobación del contenido del acta. Si fue nombrada una comisión para tal efecto, debe allegarse la constancia de aprobación suscrita por la respectiva comisión.

Firma o Constancia de Firma

El texto del acta debe estar firmada por el presidente y secretario designado para la reunión, y dejar constancia de estar suscritas.

Recomendaciones

- El original del acta debe reposar en el libro de actas de la entidad.

- La copia del acta que se envía a al Cámara de Comercio debe ser legible para garantizar su reproducción.

- Si se envía fotocopia o extracto del acta, ésta debe ser autorizada por el secretario de la reunión o por algún representante de la entidad, indicando que es fiel copia tomada del libro de actas, o en su defecto autenticarse ante el Notario Público.

- Para la inscripción debe previamente cancelarse el valor del impuesto de registro y estampillas en la Tesorería del Departamento del Huila, y los derechos de Cámara de Comercio.

Nota Importante

La inscripción en el Registro de las entidades sin ánimo de lucro de las actas, libros y documentos respecto de los cuales la Ley exige esa conformidad causará los mismos derechos establecidos para la inscripción de los libros, actas y documentos del Registro Mercantil por valor de $ 16.000 durante el año 2002.

El funcionario responsable del registro de las personas jurídicas sin ánimo de lucro es la Directora Jurídica.